Как легализовать российские документы для использования за границей?
Жители Республики Дагестан, как и в целом граждане страны, активно выезжают в различные страны, вплоть до самых отдаленных уголков мира, с различными целями. И для решения своих вопросов (устройство на работу, поступление в учебные заведения, заключение брака, создания юридических лиц) многие из них вывозят за рубеж различные документы, справки и т.д., которые по законодательству большинства стран на их территории действительны лишь после легализации. В Представительство МИД России в Махачкале практически ежедневно обращаются жители республики по данному вопросу.
Для детального объяснения сути легализации документов мы обратились к старшему специалисту 1 разряда Представительства МИД России в Махачкале Лилиане Магомедовой, которая объяснила, что в международных отношениях легализация – это не что иное, как подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.
– Какие документы именно требуют легализации?
– В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).
Не подлежат легализации документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные своим содержанием нанести ущерб интересам Российской Федерации.
Таким образом, предназначенные для использования за границей документы, составленные официальными органами Российской Федерации, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого эти документы будут использоваться.
Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется в следующей последовательности:
– нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;
– Министерство юстиции Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;
– Консульский департамент МИД России (Москва, 1-й Неопалимовский пер., 12, (тел. +499 244-37-97) подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица;
– конечный пункт легализации – это консульство того государства, где они будут использоваться. При этом иностранный консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника Консульского департамента МИД России.
Нюансы с переводом
Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный, документ может быть легализован в МИД России одновременно с его переводом.
Процедура легализации для жителей регионов России несколько хлопотная. Однако при необходимости представления официальных документов в странах –участниках Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (их всего 52), требование легализации упрощается проставлением штампа "Апостиль" (так же называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") уполномоченным органом, расположенным в субъекте РФ по месту выдачи документов.
В частности, в Республике Дагестан апостиль проставляют:
– Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Дагестан;
– Архивный отдел ЗАГС (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и др.);
– Министерство образования и науки Республики Дагестан (в документах государственного образца об образовании – аттестат, диплом и др.);
– Министерство внутренних дел РФ по РД (справки о наличии/отсутствии судимости, архивные документы – справки, выписки или копии документов).
В СНГ намного проще
Следует отметить, что согласно положениям ряда двусторонних и многосторонних международных договоров о правовой помощи, участником которых является Российская Федерация, официальные документы договаривающихся сторон (стран) имеют взаимное признание и рассматриваются без какого-либо иного удостоверения. Т.е. можно обойтись простым заверением переводов документов у нотариуса. Данный вопрос регламентирован в многосторонней Конвенции между странами СНГ о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной в Минске 22 января 1993 г. (с изменениями от 28 марта 1997 г.) Республикой Армения, Российской Федерацией, Республикой Беларусь, Республикой Таджикистан, Республикой Казахстан, Туркменистаном, Республикой Кыргызстан, Республикой Узбекистан, Республикой Молдова, Украиной. В дальнейшем к конвенции присоединилась Азербайджанская Республика и Республика Грузия (последняя вышла из СНГ). Российская Федерация ратифицировала эту конвенцию Федеральным законом от 4 августа 1994 года. В статье 13 конвенции прописано, что "документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются на территориях других Договаривающихся Сторон доказательной силой официальных документов". По существу, данное положение означает, что документы, выданные официальными органами одного участника конвенции, принимаются на территории других участников без их легализации.
Имеется еще другая особенность легализации, например, коммерческих документов. Их легализация достаточная в Торгово-промышленной палате (ТПП) России. В целом процедуру легализации документов в ТПП используют в двух случаях: когда это является требованием организации, в которую документ впоследствии будет представляться или когда документ не подлежит ни консульской легализации, ни апостилированию. В последнем случае желательно согласовать вопрос с учреждением, в которое документ будет представлен. Как правило, в ТПП легализуются документы коммерческого характера: договоры, инвойсы, коносаменты, сертификаты происхождения, различные товарораспорядительные документы и другие документы, связанные с внешнеэкономической деятельностью.
Данный вид легализации осуществляется в два этапа: удостоверение документа в ТПП РФ и удостоверение документа в консульском учреждении иностранного государства назначения документа.
